Como casi todo en la vida, cuando las circunstancias son las que mandan y nos pilla sin preparación ni entrenamiento, sin recursos técnicos, o sin los mínimos protocolos de actuación, las mejores soluciones se convierten en problemas.
Si en algún momento te planteas la implantación del teletrabajo de manera estratégica, a través de una consultoría de negocio, podemos ayudarte. Sobre todo ahora que se va a legislar al respecto, y conviene no hacer las cosas mal por no incurrir en ilegalidades fruto del desconocimiento de la nueva normativa.
Si prefieres hacerlo desde el ensayo/error, desde Lambda Gestión queremos compartir con vosotros algunos consejos para que el teletrabajo sea, realmente, una solución óptima en estos momentos.
¿Qué es el teletrabajo?
Teletrabajar significa trabajar con herramientas telemáticas interconectadas. De hecho, si lo piensas bien, la mayoría de las empresas teletrabajan incluso en sus propias instalaciones. Comparten herramientas colaborativas, CRM-ERP, y otras tecnologías de gestión de clientes, contabilidad, comunicación, etc.
Es curioso que, el mero hecho de compartir edificio, aunque haya distintas plantas de distancia, nos hace pensar que “estamos trabajando offline”. Más aún. ¡Cuántas empresas tienen distintos centros operativos en distintas poblaciones o ubicaciones que se interrelacionan a través y gracias a la tecnología! Están teletrabajando todo el rato..
Aún así, seguimos usando el término “teletrabajo” al hecho de trabajar DESDE casa, que no en casa. Quiero decir que, cuando el profesor está preparando o corrigiendo los exámenes en el salón de su casa, o el comercial está planificando sus visitas de la semana siguiente en su casa, están trabajando.. en tiempo no remunerado ni computado. Pero si se conectan telemáticamente a la empresa a sus sistemas de información o a una actividad colectiva tipo reunión o clase online, entonces, y solo entonces, lo consideramos “teletrabajo”.
Hay algo que no habíamos conseguido hasta ahora. Y es hacer entender a tantos directivos y empresarios que las reuniones presenciales no siempre son tan útiles y productivas como parece.
El desplazamiento requerido para llegar al punto de encuentro supone un riesgo de accidente en muchas ocasiones. Sumar al tiempo de reunión el tiempo de desplazamiento implica un coste de tiempo improductivo que, casi nunca se cuantifica como tal. Y pocas reuniones se dirigen con el rigor y disciplina suficiente para que sean productivas.
Eso de sabemos cuándo empieza pero nunca cuándo acaba…; o considerar la reunitis uno de los principales “ladrones de tiempo” no son más que ejemplos de cómo nos comportamos en el plano presencial.
Lamentablemente, por mucho que lo hemos explicado y demostrado con números relativos a costes directos e indirectos, pocos empresarios y directivos nos han escuchado.
Sí, es cierto. Somos seres relacionales y tocarnos, sentirnos nos complace. También es cierto que el modo de relacionarnos es adquirido. De hecho las generaciones millenials, Z, etc se sienten igualmente acompañados e interrelacionados a través de la pantalla.
Definitivamente, la arquitectura dual expresada como realidad online y realidad offline no es más que eso, una imagen mental que debemos superar.
Pues bien, vamos a tener que agradecer a nuestro amigo “coronavirus COVId-19”, que tanto daño está haciendo en tantos aspectos de nuestra vida, que nos haya obligado a aprender y aceptar las ventajas de teletrabajar.
El Teletrabajo para el empresario
Asegurar la capacidad y consistencia de la red.
No debes dar nada por hecho. Siendo que el grado de penetración de la infraestructura de red de comunicación es bastante buena en España, no es menos cierto la disparidad de capacidad de la red entre muchos puntos del país.
Hay ciudades de provincia, comarcas, o pueblos que actúan como “áreas dormitorio” de grandes ciudades donde no se cuenta con fibra óptica todavía.
¿Qué hacer en estos casos? Si el teletrabajo es la opción obligada por la necesidad de confinamiento producido por la pandemia, entrena a tus trabajadores en el uso de redes de baja capacidad. Por ejemplo, pueden trabajar en offline. Hacen sus trabajos en su ordenador y solo se conectan para subirlos en lugar de compartirlos o estar conectados en remoto u online todo el tiempo.
Si se hacen reuniones telemáticas, pueden optimizar la red desconectando la videocámara y usándola, solo, cuando tengan que intervenir. Son solo unos ejemplos.
Asegurar la capacidad de las herramientas ofimáticas: software y hardware.
Supongamos un profesional que trabaja en diseño gráfico en la empresa. Usa programas de diseño licenciados, usa herramientas de dibujo o video, etc que no tiene por qué tener en su casa. La pregunta es ¿puede la empresa facilitarle el desplazamiento de los equipos o soluciones alternativas satisfactorias?
Fijar Horarios.
El hecho de trabajar desde casa no significa 24 horas de conexión. La empresa fijará con sus trabajadores el horario de conexión. Salvo que establezca un plan de objetivos en términos de trabajos realizados, permitiendo al trabajador que decida cuándo los hace.
En este caso, la disciplina y buenos hábitos de planificación la comentamos en el apartado
Soporte técnico.
Salvo que esta dinámica estuviera implementada con anterioridad y, por tanto, los trabajadores ya cuenten con entrenamiento previo, es importante contar con un sistema de soporte que facilite a los/as trabajadores/as resolver dudas o incidencias. De lo contrario se sentirán perdidos y desarrollarán resistencias o “anticuerpos” hacia la herramienta y/o el formato.
Este soporte puede ser desde un chat, un mail, un teléfono al que poder recurrir en caso de dudas o problemas.
También es adecuado crear manuales o video-tutoriales sencillos que faciliten las actividades o utilidades básicas.
Control de los trabajadores
De entrada, ésta es una gran oportunidad para olvidar el concepto de “control” como mecanismo de refuerzo a la productividad. Hace tiempo sabemos todos que el mejor control es el “autocontrol”.
Dedica tiempo a entrenar a tus trabajadores en organizarse y planificarse bien y ése será, seguro, el mejor control.
Aun así, si lo precisas:
- La mayoría de las plataformas tienen y herramientas de software tiene la posibilidad de registrar el acceso: fecha, hora y usuario. Puedes usarlas y/o activarlas si no las usabas antes.
- Pon en marcha un sistema de rendición de cuentas: qué trabajo hay que hacer, en cuánto tiempo y dónde debe estar. Siguiendo el ejemplo del diseñador: establece la carpeta compartida en la que debe dejar el proyecto diseñado. Sólo tendrás que comprobar que está, (el sistema te indicará quién lo ha subido y en qué fecha y hora). Y, como siempre haces, revisarás la calidad del trabajo.
- Mejor dar feed-back que enviar notas o emails. Como en la relación presencial, si has de comentar un trabajo, conecta telemáticamente con tu colaborador. Es una oportunidad de mantener la relación, de intercambiar opiniones, de interesarte por su estado emocional…
RECUERDA: los puedas tocar o no, son personas a las que, como líder, debes cuidar, atender e inspirar, incluso, cuando les has de corregir.
El teletrabajo para el trabajador
Nuevos hábitos: una OPORTUNIDAD
Si teletrabajar ha sido tu elección, es posible que estés feliz. Si no es así, es posible que tu primera reacción emocional sea de resistencia, pereza, o miedo por la incertidumbre de enfrentar un escenario poco habitual o desconocido.
Tú, y solo tú puedes resolver esto cambiando tu ACTITUD:
- Alimenta tu mente de mensajes positivos “yo puedo.., cosas más difíciles he aprendido.., si otros lo hacen, por qué yo no voy a ser capaz…”
- Ponte en modo APRENDER: con humildad y curiosidad. Humildad para dejarte guiar e instruir. Curiosidad para dejarte sorprender por las infinitas posibilidades que vas a descubrir.
- Soy un/a Profesional: y esto significa que tengo más recursos de los que creo tener. ¿Qué haces cuando quieres visitar una ciudad, llamas a alguien o buscas en internet? No imaginas la de video-tutoriales y herramientas de ayuda que puedes encontrar en la red para resolver pequeñas incidencias y funcionalidades. En lugar de enfadarte con la herramienta, o con la empresa, o con las circunstancias que te obligan a teletrabajar, o contigo mismo/a por sentirte perdido/a busca en la red una ayuda. La encontrarás.
Tus hábitos: TU MEJOR AYUDA
- Ponte Horario: lo mejor, el mismo que tienes como horario laboral. Pon una hora de inicio y una hora de finalización.
- Define un lugar de trabajo: deja que tu mente discrimine dónde estás y qué vas a hacer. Deja el sofá o la cocina para descansar, ver la televisión o cocinar. Y elige un lugar despejado, tranquilo, bien iluminado y sin ruidos para trabajar.
- Gestiona a la familia: tus hijos y familiares saben que cuando estás trabajando no pueden molestarte. Igual si estás en casa. Establece pautas con la asistenta -si la tienes- y con todo el circuito doméstico para que no alteren tu ritmo de trabajo. Al mismo tiempo, cuando finaliza tu jornada, desconecta el ordenador y dedícate tu familia, tu ocio, tus quehaceres. Aquí te dejamos más consejos sobre cómo gestionar el cuidado de niños en casa.
- Cuida tu aspecto: si no irías a trabajar en pijama, tampoco lo hagas cuando trabajas en o desde casa. Guarda las formas, sobre todo si vas a hacer conexión con videocámara con clientes, compañeros u otras personas. Recuerda que telemáticamente, también estás dado una imagen de marca de tu empresa y de ti mismo/a como profesional.
REUNIONES VIRTUALES
Independientemente de la herramienta tecnológica que uses para hacer reuniones virtuales, hay unas sencillas normas que debes tener en cuenta para que sean eficaces y resulten una experiencia positiva para todos.
1.- Si eres Organizador (también llamado anfitrión, según la plataforma)
- Convoca la reunión con tiempo de antelación a todos los participantes enviando el link o conexión precisa para que puedan conectarse. No olvides incluir hora de inicio y fin y cumplir ambos compromisos.
- Conecta la reunión unos minutos antes para recibir a los participantes y ajustar video y audio.
- Comparte las normas básicas de comportamiento de la reunión (punto siguiente).
- Mantén el rol “organizador” que te facilite la plataforma. Para ello, entrena previamente los comandos y acciones del tipo dar o quitar la palabra; chat; compartir pantalla, etc.
- Recuerda las normas básicas que consideres idóneas antes de empezar. Por ejemplo, “no preguntéis en cada turno de palabra si se os oye. Yo advertiré si no es así”.
- Si hay algún punto de la reunión que implique un turno seguido de palabra, uso el “prevenido”. Por ejemplo: ahora habla Manuel, prevenida María.
- Usa, siempre que la herramienta lo permita, la opción de pantalla compartida mejor que documentos en chat o por whatsapp o email. Es más cómodo, más rápido y te garantizas que todos están en la página o diapositiva que tú quieres. Para ello, la fase de preparación es fundamental.
2.- Normas Básicas
Como en la reunión presencial, es la conducta de los participantes la que convierte una reunión en un caos o en un trabajo productivo. En una reunión virtual:
- Conéctate unos minutos antes, para garantizar que todo funciona bien.
- Conéctate desde un lugar bien iluminado, sin ruido, y desde un ordenador, tablet o móvil con recursos adecuados de audio y video. Y muy importante, conéctate desde un lugar con buena conectividad de red.
- Siéntate de forma profesional, en un puesto de trabajo (mesa-silla).
- Sitúate a una distancia adecuada de la cámara. En una mesa de trabajo, la cámara debe estar encima de la pantalla, y ésta alejada de ti algo más que la distancia del teclado. Esto es especialmente importante si usas tablet o portátiles pequeños. Deben verte en medio cuerpo (desde las manos en la mesa) y no sólo la cara.
- Recuerda que los demás pueden verte en cualquier momento, incluso cuando no tienes la palabra, la cámara está conectada. Estás a distancia, pero no en privado. ¡No imaginas los gestos o cosas que se pueden ver!
- Presta atención. Evita distracciones como usar el móvil, y otras. Como lo harías en una reunión presencial.
- Cuando tengas la palabra, evita moverte mucho o muy rápido, los demás pueden recibir imágenes distorsionadas. Habla claro, alto -sin chillar- y despacio.
- EVITA PREGUNTAR CADA VEZ QUE HABLES ¿se me oye?. Quien tenga el rol de organizador te advertirá si no es así. Es muy aburrido que cada participante haga un control de audio.
- Respeta el turno de palabra: si en la reunión presencial se debe evitar hablar muchos a la vez, en la virtual es imprescindible. La mayoría de las plataformas tienen opción “pedir la palabra”. Si no es así, el organizador habrá dado instrucciones de cómo hacerlo.
- Uso el chat de forma responsable. Para dar un mensaje o respuesta a una pregunta; para pedir una ayuda puntual… Pero no para tener conversaciones paralelas.
- Ten cerca un vaso con agua. Igual que en la reunión presencial, la hidratación es fundamental para mantener una correcta y cómoda dicción.
- El resto de comportamientos correctos son los mismos que en la reunión presencial: silenciar el móvil (mejor dejarlo lejos); hacer aportaciones concretas y precisas, sin monopolizar tu turno de palabra; preparar los temas previamente, etc.
3.- ¿Grabar o no Grabar la reunión?
Una vez más, usa tu sentido común. ¿Qué haces en las reuniones presenciales para cumplir con la legislación?
- Preguntas si se puede o no grabar. Y sobre todo, si alguien no quiere aparecer en cámara. No es lo mismo una cosa que la otra.
- Siempre que una reunión se graba: SE ADVIERTE. Nadie puede encontrarse en una foto o en un video sin saber que ésto podría ocurrir.
- Se advierte de qué uso se va a hacer del video o las fotos.
- Se solicita de forma expresa la autorización para la grabación de ésta, o de todas las grabaciones de sesiones similares y programadas.
- Si en la reunión surge un debate o alguien quiere exponer algo que, expresamente, solicita que no se grabe o no se fotografíe, se detiene la grabación.
- Y siempre, se trabaja la post-producción para eliminar gestos o momentos que en directo no resultan inadecuados, pero que en una grabación que se reproduce infinitas veces puede no ser adecuado para la imagen o reputación de la persona o la marca.
Pues en una reunión virtual, compórtate exactamente igual. Y siempre, ante la duda, equivócate por exceso de prudencia y pensando en la seguridad de los y las participantes. Así, siempre acertarás.
Y siempre: TRATA DE DISFRUTAR.
Es probable que esta situación dure. Al menos quince días. Así que más vale encarar el teletrabajo con una actitud positiva, como una oportunidad de aprender, de mejorar… y cuando salgamos de ésta, que saldremos entre todos, tal vez tengamos tiempo de darnos cuenta que no ha sido tan malo, e interioricemos estos nuevos hábitos en nuestro día a día.
