¿Necesitas implementar el teletrabajo en tu empresa? Sabemos mucho de eso, porque dentro de la consultoría estratégica, y en este 2020, uno de los moviemientos que más se han dado ha sido el de desplazar las empresas a los domicilios de los trabajadores. Primero por obligación, y luego por costumbre. Pero el teletrabajo es una tendencia que ha llegado para quedarse. Abordarla bien puede ser clave para el despegue o el hundimiento. Saber cómo implementar el teletrabajo va a ser vital. Así que vamos a contarte algunas cosas.
Cuando las decisiones complejas se simplifican en exceso, se llega a situaciones polarizadas tipo “teletrabajo sí / teletrabajo no”. De ahí a defensores y detractores solo hay un paso. Además, si eres de los que opina que teletrabajo no, bajo ninguna circunstancia, tal vez deberías plantearte si tienes resistencia al cambio, y con ello no te permites tener un debate interno al respecto.
Como empresario/a y como empleado/a debes considerar el trabajo desde una perspectiva más global y poliédrica. Sólo así podrás tener criterio para valorar cuánto valor aporta la opción tecnológica del teletrabajo a tu negocio -total o parcialmente- o a tu actividad profesional como trabajador.
Teletrabajar no es enviar al profesional a su casa. Es integrar una serie de procesos que permitan el trabajo a distancia sin que se resientan ninguno de los factores que afectan a la relación trabajador/empresa.
Vamos a tratar de resumir algunas de las perspectivas de análisis. Establece una escala de 1 – 5 – 10 y en base al resultado podrás considerar el teletrabajo como una solución para tus objetivos.
El primer error a evitar es considerar que el teletrabajo tiene unas ventajas para la empresa -organización- distintas de para la persona. Las ventajas son las mismas, pero hacer esta clasificación nos debe ayudar a entenderlas por separado según sea nuestro caso, si bien es interesante, sobre todo por parte de los empresarios, conocer cómo afectan esas ventajas sobre sus trabajadores, para entender aún mejor por qué deben adoptar el teletrabajo.
Ventajas del teletrabajo para las empresas
Reducir los tiempos de desplazamiento
La empresa valora esta ventaja por cuanto todo el tiempo disponible del/la trabajador/a es tiempo productivo. Además, otros problemas derivados del desplazamiento, como los costes -si los hay- se eliminan. Y con el teletrabajo se elimina también los accidentes in itinere, luego reducimos las posibilidades de que un trabajador se dé de baja.
Trabajadores de actividad comercial, por ejemplo, pueden optimizar su agenda y hacerla más eficaz, ya que no tienen que incluir en esa agenda el pasar por el lugar de trabajo, un desplazamiento que, en el caso de los comerciales, es poco útil salvo cuando sea necesario recoger material o situaciones parecidas.
ERRORES A EVITAR:
Como en cualquier circunstancia, llevar al extremo una solución la convierte en negativa. Por tanto, en la organización del tiempo de una persona en teletrabajo hay que contemplar descansos periódicos. Ayudan a nivel mental para garantizar un alto nivel de atención y concentración, y a nivel físico, pues levantarse de la silla y caminar unos minutos es saludable.
Integración al mundo laboral de personas con movilidad reducida
Afortunadamente, cada día hay más empresarios/as concienciados y sensibilizados con la igualdad de oportunidades a todos los niveles, pero no siempre les es fácil acometer las inversiones y reformas necesarias para que profesionales con movilidad reducida puedan realizar su trabajo en óptimas circunstancias. Sin embargo, pueden ofrecer oportunidades laborales a personas que, trabajando desde su domicilio, acceden al ámbito laboral de forma eficaz.
Un empresario quiere fichar talento, y hay veces, por ciertas circunstancias (como ésta que vamos a contar o la siguiente) que la contratración de ese talento tiene ciertas dificultades añadidas, y por la coyuntura concreta del lugar de trabajo puede que incluso se trate de una adaptación costosa de realizar. Hablamos de hacer rampas, puertas y pasillos más anchos, poner ascensores…
El teletrabajo puede eliminar completamente esta barrera, ya que el trabajador con movilidad reducida se conectará al trabajo de manera remota desde su casa, que ya está adaptada a sus necesidades.
Deslocalización de la plantilla
Las empresas tratan de buscar “a los mejores”, detectar alto potencial entre los posibles candidatos. La cuestión es de entre quiénes.Esto es casi una continuación del punto anterior. De la misma manera que es doloroso no poder contratar a una persona con talento por no poder adaptar el puesto de trabajo, también lo es por no poder afrontar los costes de traer a esa persona, conseguirle una residencia…
El teletrabajo abre la oportunidad a empresas de ubicación local de contar con profesionales interesantes para ellas pero que sería muy costoso traer, o directamente no cambiarían de residencia o de país. El teletrabajo permite ampliar el ámbito de selección de competencias y perfiles, en este caso a nivel geográfico.
A TENER EN CUENTA:
Cuando se cuenta con profesionales deslocalizados hay que establecer sistemas y acciones de integración. Estas personas forman parte del proyecto, pero la distancia les puede hacer sentir solas, o menos importantes. Las empresas han de construir espacios de comunicación y participación. Y por supuesto, evitar desigualdades salariales y de cualquier otro tipo.
Y empresa y trabajador establecerán encuentros presenciales periódicos que serán más o menos recurrentes según la distancia.
Mejorar las Relaciones Internas
La convivencia es fundamental para establecer vínculos de confianza y complicidad. También genera roces, cuando no conflictos. Una dinámica mixta entre relación directa y distancia física mediante teletrabajo provoca un equilibrio emocional en los equipos profesionales y en las relaciones jerárquicas.
Desde el punto de vista de la empresa, hay que transformar la dirección por vigilancia, control y presencialismo por un liderazgo basado en transferir responsabilidad, fijar objetivos y hacer rendición de cuentas.
Optimizar los costes de estructura de la empresa
En el presencialismo, la empresa está obligada a tener una estructura que acoja a todo el equipo humano y material. Si tiene una gran sede en la capital del país, y pequeñas subsedes comerciales en las 5 principales capitales de provincia, hablamos de 6 centros de trabajo, uno de ellos de gran evenrgadura. Y eso tiene un coste. Y bastante elevado.
Sin embargo, el teletrabajo puede ayudar a reducir costes en la empresa recortando la estructura. Siguiendo el ejemplo dado, se podrían prescindir de las 5 subsedes comerciales. Las personas de estas ciudades podrían trabajar desde casa, ya que gran parte de su trabajo se hace visitando clientes.
Pero además, la propia sede central puede ser más pequeña, si todo el personal administrativo y de marketing teletrabaja.
Todavía hay actividades que no se pueden realizar a distancia. Una constructora, al final, necesita albañiles a pie de obra. Pero si parte de la plantilla teletrabaja, los costes se pueden optimizar.
El teletrabajo incrementa de la productividad
Distintos estudios manifiestan que la percepción del trabajador/a es que es más eficaz cuando teletrabaja. También está muy demostrado que España, país en el que el presencialismo es muy alto, la productividad no está en niveles competitivos con Europa.
¿Se puede afirmar que el teletrabajo es un factor relevante en la mejora de la productividad empresarial?
Teóricamente sí. En la práctica, todo depende de si la empresa se reorganiza correctamente para soluciones de teletrabajo y los/as profesionales cambian sus hábitos para adaptarse a este nuevo entorno.
Mejorar la retención de los empleados
Cuando tu equipo está formado por personas capaces de tomar decisiones, valoran su tiempo vital, saben producir de forma autónoma, tienen habilidades tecnológicas; y la empresa a nivel organizacional estructura sus procesos para hacerlos compatibles con este sistema, la rotación de empleados disminuye.
Porque la empresa no quiere desprenderse del talento y las personas, cuando se sienten felices, crean vínculos de compromiso con sus empresas.
En paralelo, conviene también elaborar sistemas de evaluación del desempeño y planes de incentivación. También podemos ayudarte en Lambda con esto.
El teletrabajo y la conciliación laboral
Al final, un empresario quiere trabajadores felices, porque rinde más, generan mejor clima de trabajo y dan mejores resultados. Eso es así. Que no se tengan que desplazar ayuda. Que tengan que madrugar menos por no tener que desplazarse ayuda también. Poder conciliar trabajo y familia es fundamental hoy en día. Tener cierto margen para llevar al niño al colegio o poner una olla al fuego en un descanso del trabajo es algo que, quien lo prueba, no quiere abandonarlo nunca.
Es importante, como empresario, entender el teletrabajo no como una serie continuada de horas de trabajo, desde el inicio hasta el fin, sino como un cómputo total de horas diarias o semanales ejecutadas (o mejor: por tareas entregadas o proyectos terminados). Esto es importante porque exigir que el trabajador se conecte a las 8 y no se levante hasta las 15 no es conciliar, por más teletrabajo que sea. Y por tanto no nos podremos beneficiar de las ventajas de la conciliación laboral sobre el trabajador, y su repercusión en el propio trabajo.
Ventajas del teletrabajo para los trabajadores
Reducir los tiempos de desplazamiento
Desde el punto de vista del/la trabajador/a, los desplazamiento previos y posteriores a la jornada laboral no suelen considerar “tiempo efectivo de trabajo”, es decir, se “ficha” cuando se entra en la oficina. Por lo que disponer de ese tiempo para otras actividades es una ventaja. Así mismo, todo desplazamiento implica incomodidad e incluso riesgo, por ejemplo, se evitarían accidentes in itinere. Los trabajadores en régimen de teletrabajo ganan tiempo vital que antes dedicaban a estar en una caravana, atascados a la entrada de la ciudad o del polígono industrial correspondiente.
ERRORES A EVITAR:
Desde el punto de vista del/la trabajador/a, además de verse en la necesidad de re-aprender sus hábitos laborales, ha de garantizar un buen desempeño, para lo que ha de ser un experto/a en la gestión de su tiempo.
Integración al mundo laboral de personas con movilidad reducida
Hay muchos profesionales con movilidad reducida que ven limitadas sus ofertas de trabajo por dificultades de desplazamiento o a la hora de adaptar su puesto a sus necesidades. Las empresas que tengan el teletrabajo como norma pasan a formar parte de las opciones a considerar, aunque tengan la oficina en un décimo piso sin ascensor.
Deslocalización de la plantilla
Hay profesionales que perciben un techo en su desarrollo profesional cuando a nivel personal no se pueden plantear la movilidad geográfica. Porque no quieran o porque no puedan, pueden tener mucho talento para trabajar en otro país, o en otra ciudad más grande y competitiva, pero cambiar su residencia puede no ser una opción. Con la opción del teletrabajo accederán a proyectos empresariales más atractivos para ellos.
Pero ojo con tomar la distancia como ley. Los/as profesionales deslocalizados han de esforzarse por implicarse, participar, formar parte. Debe ser un trabajo extra por ambas partes, pero el trabajador deslocalizado no puede prentender que, una vez fichado, todo vaya como la seda levantando un biombo entre él/ella y la empresa. Al final, somos seres emocionales, y aunque sea de manera digital conviene mantener las relaciones empáticas con el equipo del que se forma parte.
Mejorar las Relaciones Internas
La convivencia es fundamental para establecer vínculos de confianza y complicidad. Esto es tan válido para el empresario, que quiere que sus equipos de trabajo desempeñen sus funciones en paz y armonía, sino que también va en el coco de cada uno de los trabajadores. No hay nada más desagradable que tener que pasar toda una jornada laboral en una habitación con personas con las que, de tanto haber roce, ya hay rozadura.
Ir menos a la oficina, o no ir nada, puede mejorar la relación. Pero ¡ojo! también existe un concepto que es «el umbral de la mirada»: las relaciones digitales pueden darnos una sensación de falsa valentía o poder que nos lleve a la falta de respeto y a decir por escrito cosas que no diríamos a la cara.
Para controlar mucho mejor toda esta parte conviene trabajar los planes de comunicación interna de la empresa.
Optimizar los costes de ser trabajador
Muchas veces los costes de desplazamiento no están incluídos en el sueldo. Dejar de ir al lugar de trabajo supone un ahorro considerable de gasolina. Es posible también que se puedan optimizar los costes de dietas, muchas veces asumidas también por el trabajador, ya que al teletrabajar siempre comes en casa.
Aunque también es cierto que al pasar mucho más tiempo en la casa aumentarán los costes personales de luz y agua.
Por otro lado, es posible que en casa no tengas un equipo informático adecuado, ni una red de internet de alta calidad.
En estos asuntos, empresa y trabajador deberán negociar qué costes asume cada parte, si bien se está preparando una ley a nivel estatal para regular este asunto. Mientras sí o mientras no, lo que está claro es que el equipamiento es algo que debe asumir la empresa, aunque sólo sea por garantizar la calidad del mismo y que no esté ahí el cuello de botella.
El teletrabajo incrementa de la productividad
Creer que un profesional sólo trabaja por dinero es errar desde el minuto uno. Los trabajadores también ansían sentirse realizados. Y en eso contribuye la sensación de un trabajo bien hecho. Levantarse de la silla y poder decir «qué bien, cuánto me ha cundido hoy» es una sensación que produce placer.
Pero esto es aún más palpable en aquellos trabajadores que no funcionan por horas sino por entregas o proyectos. Ser más productivo significa terminar antes todas las tareas que había programadas para el día. O terminar unos días antes un proyecto que se tenía que entregar. Si esto se realiza bien, y para ello es fundamental una buena planificación estratégica, volvemos a lo mismo: trabajadores más contentos, que rinden más, que son más competentes.
Cambiar menos de empresa
Si un trabajador está a gusto en su empresa, ¿por qué va a cambiar? Los cambios no son necesariamente buenos per se. Ni malos. Son cambios. Saltos de fe al vacío de la incertidumbre. ¿Y si el sitio nuevo al que voy no encajo tanto como he encajado donde estoy ahora? ¿Y si el sitio nuevo me obliga a estar de manera presencial en el centro de trabajo?
El teletrabajo y la conciliación laboral
Este es otro mantra del teletrabajo, que lo ha vinculado con frecuencia a la mujer. Afortunadamente, cada día más se demuestra que la necesidad de conciliar es un hecho generalizado para hombres y mujeres. Un ejemplo son los hombres separados o divorciados con hijos.
La experiencia del confinamiento ha generado una percepción negativa en cuanto a la experiencia de trabajar desde casa. Y es que ésta, no es una experiencia real de teletrabajo.
La opción del teletrabajo facilita y mejora la conciliación laboral por cuanto facilita la flexibilidad horaria, por ejemplo. El error, de la empresa y del trabajador, es asumir que se puede trabajar al mismo tiempo que se cuidan hijos o mayores.
Ventajas del teletrabajo para la sociedad
Además de las ventajas directas para empresas y profesionales, las nuevas formas organizativas generan efectos positivos a nivel social o general. Entre estos beneficios destacan:
- La reducción de contaminación derivada de la bajada de desplazamientos con automóviles. Una mejora que los vehículos eléctricos no terminan de solventar, pero que el teletrabajo sí podría hacer: quitando miles de coches de las carreteras mejoraría notablemente la calidad de nuestro aire.
- Reducción de accidentes de tráfico por el mismo motivo. Estos son ventajas individuales, pero también afectan a la sociedad en cuanto a la reducción de los costes sanitarios, por ejemplo.
- Mejora de la habitabilidad de zonas despobladas, llamadas “vaciadas o vacías”. Si al teletrabajo deslocaliza, nada impide a los profesionales desplazar su zona de residencia hacia aquellos pueblos que se fueron vaciando, entre otras cosas por la falta de oportunidades de trabajo. Lugares donde se pagan menos impuestos, donde la vida es más tranquila y el aire más limpio.
Sin embargo, estas afirmaciones requieren de un tiempo para que puedan ser evidencias. Y sobre todo, implicarán cambios y decisiones no solo a nivel empresarial, sino también político y social. Por ejemplo, mejorando las infraestructuras tecnológicas y sociales (escuelas, sanidad, etc) en esas áreas teóricamente receptoras de teletrabajadores.
¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?
Como decíamos al principio, el teletrabajo no es mandar a tus trabajadores a su casa. Eso lo hicimos en marzo de 2020 porque nos vimos obligados a ello. Pero el teletrabajo es mucho más. Su implementación requiere de planificación, adaptación de procesos, creación de elementos de supervisión y rendición de cuentas… no se pueden aprovechar todas estas ventajas del teletrabajo si, por otro lado, van ganando las desventajas y terminamos perdiendo dinero.
Para ello, la mejor opción es contar con un equipo de profesionales del teletrabajo como Lambda Gestión. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a realizar todo el esquema de trabajo para poder implementar el teletrabajo en tu compañía.
