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La reunión virtual se ha convertido en el espacio de relación cotidiano en estos momentos. Y aunque no te lo digan, muchos de los asistentes se aburren. 

Comparto contigo las claves para hacer de tus reuniones y presentaciones virtuales una experiencia apasionante. Objetivo: que los asistentes recuerden la reunión por el impacto positivo que les ha producido

Muchos estudios demuestran que más del 79% de las personas manifiestan que las reuniones y presentaciones les resultan aburridas. Estos análisis se hicieron para las presentaciones-reuniones presenciales. La experiencia nos demuestra que el entorno virtual no mejora e, incluso a veces, empeora esta impresión. 

El éxito de las presentaciones y reuniones no depende del entorno que usas, sino de tu capacidad de comunicación.

La pregunta es sencilla: ¿Cómo conseguir que los participantes no “apaguen” su cámara y sigan atentos? 

No olvides que la atención es un ejercicio mental que requiere un alto gasto de energía y esfuerzo que sólo pueden mantenerse si el interés o motivación son altos. Y aún así, solo consigues “captar” la atención. Pero para que la mantengan, el esfuerzo y la energía la tienes que poner tú: el comunicador. 

Acciones que te garantizan la conexión y atención de tu público -también en virtual-

1.- SON PERSONAS “caras con ojos y orejas”. 

Si ya las conoces, tras el saludo, concédeles un tiempo de protagonismo

  • Preguntar algo bonito: Si les preguntas ¿Qué tal? ¡Horror! Porque todo está fatal… y se harán eco. 

Mejor ¿Qué noticia positiva puedes compartir? ¿Qué fue lo último que te hizo sonreír?

  • Interésate por algo concreto de su actividad. 

Felicita un logro, y permite que lo cuente. Pídele un testimonio sobre algo concreto que tú sabes que le ha salido bien, por ejemplo. Y, si no conoces a las personas que asisten o participan en tu reunión, exposición, webinar, etc:

  • Aprovecha para que se presenten en un minuto. Indícales qué deben contar (para evitar que alguien se enganche o se enrolle; y sobre todo, para que no descentren el tema). 

Y en uno u otro caso, el momento clave es cuando les pides que te resuman su interés por participar, su objetivo con la sesión, el propósito que les ha traído a este webinar. 

 

2.- CONTRA EL ABURRIMIENTO, LA ACCIÓN y LA VARIACIÓN. 

Nada como la postura de sentados, escuchar a alguien contar algo, y más aún desde casa y a través de una pantalla de ordenador para caer en sopor. 

¡Haz que se muevan! Que levanten la mano, que pulsen tal o cual función; que voten, que escriban en  el chat….

La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia tienen funcionalidades pensadas precisamente para ello. Conozco varias y, personalmente, te propongo que, si no la conoces aún, explores ZOOM. Te va a sorprender la cantidad de funcionalidades y todas súper sencillas de usar que te van dar mucho juego. 

 

3.- RITMO – CAMBIO – SORPRESA.

Si la actividad va a durar más de 20 minutos es absolutamente obligado que dividas la exposición -sea del tipo que sea- en fracciones de no más de 15 minutos. 

Cambia de forma de exposición: salta de datos a emociones; de preguntas a debate…

Si en un tramo usas soporte audiovisual añadido, tipo diapositivas; en otro tramo habla a cámara directamente. 

Introduce efectos que generen estímulos mentales distintos: música, filtros…

Cuantos más impactos generes, más atención atraes. La mente se satura muy pronto, y esto genera la desconexión que deriva en desatención por aburrimiento. 

 

4.- ACLARA DESDE EL PRINCIPIO LAS REGLAS DE JUEGO.

Igual que haces en actividades presenciales, en el entorno virtual has de marcar pautas. 

Por ejemplo: 

  • Levantar la mano (físicamente o con emoticones) para que te den la palabra.
  • Mantener la cámara activa. Si para ellos es terrible que tú les aburras, para ti es horroroso hablar al “vacío” de muchas pantallas en negro. Virtual, sí, pero hay relación y contacto visual. 
  • Uso o no del chat u otros elementos que se comportan como el “cuchicheo en sala”. Distraen, no aportan y a ti te descentran. Distinto es que pidas tú que escriban algo en chat a propósito de la exposición.
  • Autorización o no de grabar o tomar imágenes de pantalla. Advierte claramente esto. Pues hay quien hace fotos, las lleva a RRSS y otros participantes se pueden molestar. Si vas a grabar la sesión, pide autorización previa y deja muy claro cual es la finalidad de esa grabación y con quién se va a compartir, si es el caso. 

 

5.- SIN OLVIDAR LO QUE YA SABES COMO COMUNICADOR.

Porque hay cosas que no dependen de que estés en formato presencial o virtual, siempre funcionan.

  • Voz clara, volumen adecuado (lo que con un buen micro es más fácil en virtual), pronunciación correcta
  • Transmitir emociones con una entonación acorde con lo que vas contando, y que incluye inflexiones oportunas. 
  • Contenidos estructurados que mejorarán si utilizas el storytelling. 
  • Si inicias con energía, finaliza siempre con más energía. 
  • Concluye, resume y pide feedback

 

Aquí te dejo algunos vídeos para que mejores tu experiencia con zoom. 

Y si tu decisión es aprender ya, por fin, a comunicar de forma adecuada, reserva tu sesión individual haciendo click aquí.

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