10 Técnicas para hacer telereuniones profesionales

A la hora de implementar el teletrabajo, una de las primeras cosas en las que se piensa es en tener telereuniones. Y eso es, para mucha gente, un escollo difícil de superar. Vamos a ver algunos consejos sobre cómo mejorar estas habilidades en concreto

No soporto verme en pantalla. ¡Salgo fatal! ¡Esa no soy yo!

Antes de empezar, déjame explicarte algo importante sobre el modelo mental que tienes de ti mismo: de tu imagen y de tu voz para que comprendas por qué no te gustas al verte en fotos o videos, o al escucharte en una grabación.

Nuestra “imagen mental”

Cierra los ojos. Reconstruye en tu mente la imagen de tu cara. Nos reconocemos visualmente porque tenemos una imagen mental de nosotros mismos. Esa imagen se ha elaborado, fundamentalmente, del tiempo que pasamos ante el espejo. El espejo nos devuelve una imagen proyectada rotada. Es decir, frente al espejo, tu mano derecha está a la izda y al revés.

Dado que tu cara no es simétrica, la cara que tú ves en el espejo es diferente a la que los demá ven de ti.

Así, cuando ves una foto, en la que la imagen ya ha sido rotada, y te ves como te vemos todos los demás “no te gustas”. El hecho cierto es que “no te reconoces”. No ves la imagen que tu mente tiene de ti mismo. Prueba a poner la foto frente al espejo, y ¡sorpresa!, ahora no te parece tan mal.

Algo similar pasa con tu voz. La voz de ti que tiene tu mente es la construcción de un doble sonido: el que oyes tú de ti mismo/a en la resonancia de tu cabeza, y el sonido que oyes a través de tu oído. Tu voz, en tu mente, es una doble onda: QUE SÓLO TÚ PUEDES ESCUCHAR ASÍ. Para todos los demás, tu voz es una onda sonora que recibimos a través de los oídos. Cuando te oyes en una grabación, falta una onda. Tu voz te resulta muy diferente. Más aún si añadimos las distorsiones propias del micrófono y los instrumentos de grabación.

La mejor forma de resolver esto es GRABÁNDOTE y acostumbrándote a ti mismo siendo tu propio espectador/a.

Si tú cuidas la Cámara, ella te cuida a ti. Es una regla de oro. La cámara te devuelve a ti mismo/a

EL LUGAR: ENTORNO

1- Siempre el mismo

Mentalmente tu cerebro identifica que estás en el lugar de teletrabajar, y te predispone a ello

Contará con la logística necesaria (cámara, luz, recursos auxiliares, etc)

2- Siempre Profesional

Si no estás en la oficina, trata de crear un escenario similar al de un despacho.

Básicamente una mesa despejada en la que, además del ordenador [y un segunda pantalla-muy recomendable], puedas tener papel y bolígrafo, un vaso con agua, y cualquier otra cosa que te sea de utilidad.

3- Luz – Sonido – Temperatura

Aunque ampliaremos a continuación, es importante que la luz sea cenital (de techo) y/o delante de ti. Evita la luz desde atrás (efecto contraluz) o desde abajo (efecto “película de miedo”)

Para el sonido, los dispositivos integrados en los ordenadores o webcam actuales son suficientes. Si es posible, configúralos “sin sonido ambiente”.

Evita un lugar con calor o frío. El calor te dará somnolencia y puede provocar sudor en la cara. El frío te afectará en la voz.

4- Mesa, Silla, entorno

• Mesa o espacio de trabajo lo más amplio y despejado posible. Vas a llenarlo de cosas…
• Silla con respaldo derecho. (evita sillones, sofás, taburetes…)
• En casa, las mesas y sillas no suelen ser regulables en altura ni tienen ruedas (como las de oficina). Usa tu ingenio para conseguir tu objetivo:
• Pies en el suelo (que no cuelguen, ni te sientes sobre ellos)
• Espalda derecha
• Manos sobre la mesa y los codos, ligeramente por encima.
• Conseguir este efecto puede requerir que uses cojines, o que necesites algún soporte para apoyar los pies porque no te llegan al suelo….
• Con esto, conseguirás mantener una postura ergonómica y saludable, lo que te permite trabajar durante una jornada sin lastimar tu salud física. En cualquier caso, deberás levantarte y caminar cada 60 minutos, más o menos.
• Ordenador [siempre preferible a Tablet y ésta mejor que el Teléfono móvil. Básicamente por la dimensión de la pantalla. Con mucha probabilidad vas a usar la cámara integrada en el portátil. Coloca, entonces tu dispositivo EN EL EXTREMO DE LA MESA FRENTE A TI. Has de imaginar dónde se ubicaría tu interlocutor en formato presencial: enfrente, no “encima de la mesa”. El efecto en cámara mejora si la cámara mantiene esa distancia (80-100 cms, aproximadamente).
• Teclado y ratón: si dispones de ellos, mejor externos. Si necesitas usar el teclado o el ratón del portátil tendrás que extender mucho los brazos –te será muy incómodo en la espalda-, o hará que acerques el portátil hacia ti – provocará demasiada proximidad de la cámara a tu cara-
• Segunda Pantalla: si puedes vincular una segunda pantalla a tu ordenador es genial. Recuerda que, ahora, muchos televisores pueden comportarse como tales. Esta posibilidad optimiza mucho las funcionalidades y conductas durante la reunión. Sobre todo, si eres el docente, o el anfitrión de la reunión. También si eres participante.
• Y Además: antes de iniciar cualquier conexión, revisa tu entorno:
  • Móvil: APAGADO. Si puedes tener esta disciplina, colócalo cerca, sin que te estorbe. Si no, mejor ponlo en silencio y sácalo de la habitación. “lo uso para dar soporte a los participantes y facilitarles la conexión”. Perfecto. Y una vez estén todos conectados, apágalo.
  • Agua: Trata de que no esté demasiado fría. Y mejor agua, también infusiones –evita que estén muy calientes-. En cualquier caso, nunca bebidas alcohólicas o gaseosas. Es el recurso perfecto para cuidar tu garganta, lo que mejora el sonido de tu voz; y  estar hidratado es fundamental porque el estrés hídrico no lo percibes como sed, pero atenta a tu concentración y capacidad de atención.
  • Papel y bolígrafo: ayuda bastante tener cerca papel y lápiz. No siempre te es fácil anotar al mismo tiempo que hablas o escuchas. Primero por el ruido del teclado y también porque necesitarías usar simultáneamente distintas aplicaciones. Sin embargo, necesitas tomar notas de ideas, preguntas, etc.

5- ¿Y la tercera pantalla?

Si tienes una tablet o el teléfono, -que estarán silenciados en su función llamada- son muy útiles en su función “Galería de fotos”.

En estos momentos, es muy saludable contemplar imágenes de viajes que te traen buenos recuerdos; imágenes de tus seres queridos que están lejos; imágenes de momentos emocionantes, o relajados, .., sencillamente, imágenes que te proyectan energía positiva.

La tercera pantalla.

Esa ventana a los recuerdos, a imágenes evocadoras.
Deja que tu mente
viaje.

6- El Fondo “cuida tu espalda”

Fondo: Cuando estés en cámara se te ve a ti, y todo lo que hay a tu alrededor, sobre todo, detrás de ti.

EVITA tener detrás la ventana o cualquier otra fuente de luz. Se genera un efecto “contra luz” que te dejará en oscuridad.

Si estás en un lugar con muchos elementos (librería o similar), y están muy cerca de tu espalda, puedes intentar taparlos de alguna forma (papel, sábana o similar). Mejor si es un color liso y claro.

Si tienes detrás un elemento de uso tipo pizarra, o cristal donde sueles tomar notas, ten la precaución de borrar el contenido de lo que has escrito. Podría ocurrir que unas personas pudieran ver datos o contenidos de otras reuniones. Es un elemento de privacidad y confidencialidad.

Fondo Virtual: Hay aplicaciones que te permiten usar el “fondo virtual” y puedes diseñarlo con el logo de tu empresa, etc. Si lo usas, elige el más cómodo para el que te ve. Luminoso, sin exceso de movimiento y que no distraiga.

Excepcionalmente, podrías contar con “fondo verde”, es decir, un croma –aunque no sea profesional-. Siempre es la mejor opción para cualquier fondo virtual.

7.- La Cámara

Mi amiga…, La Cámara:

Hace unos años –y no tantos- si nos dicen que cada uno de nosotros llevaría una cámara de alta calidad en su mano para hacer fotos y videos y ponerlos a disposición de miles de personas, hubiéramos pensado que se trataba de Ciencia Ficción. Hoy, el uso de la cámara parece más ciencia-afición.

Esto, que bien podría ser un ventaja en el uso de los sistemas de tele-reunión, tiene también sus desventajas. Básicamente, porque ya no nos da vergüenza la exposición a través de nuestra imagen. Incluso, le hemos perdido el respeto. La “ventana Cámara de Video” nos es tan familiar que, cuando la usamos en el entorno profesional, hacemos y proyectamos cosas que, en presencial, no se nos ocurrirían nunca.

Tiros de Cámara: No hace falta ser técnico, ni especialista, ni profesional del video para ser organizador/a o participante en actividades telemáticas con audio-video. Pero sí hay que tener mínimas nociones. Y una sencilla es el llamado “tiro de cámara”. Es decir, el ángulo desde el que la cámara está tomando imágenes, con respecto al objetivo grabado.

• Cenital (picado perfecto): la cámara se sitúa completamente encima de la persona, en perpendicular
• Picado: La cámara está por encima de la persona u objeto, éste se ve desde arriba. Produce un efecto de “empequeñecer” a la persona.
• Normal: el ángulo de cámara está paralelo al suelo. La cámara está frente a la persona.
• Contrapicado: la cámara está por debajo del sujeto. Se genera efecto de ampliación.
• Nadir o Contrapicado perfecto: la cámara se sitúa por debajo de la persona en ángulo perpendicular al suelo

Opción correcta: Ángulo Frontal o Tiro Normal

Es el que se usa, por ejemplo, en el telediario. Ayuda a transmitir profesionalidad, equilibrio , veracidad y realismo.

En cine o televisión existe el llamado “ángulo aberrante”. Es un encuadre desequilibrado.

En el ámbito profesional transmite inquietud, la cámara está inclinada de forma incierta con respecto a la persona y el espectador lo recibe como falta de rigor.

Altura de la cámara

Otro tema importante es dónde poner la cámara y a qué altura.

Cámara integrada en la pantalla. 

Es lo más habitual en portátil o dispositivos móviles.

La cámara debe estar a la altura de las cejas-frente de la persona. Normalmente, en estos casos, por el tamaño de la pantalla, y altura de la mesa, la cámara quedará más baja. Si la ponemos en “tiro normal” se verá el tórax de la persona, por lo que abriremos la pantalla hasta enfocar la cara. Si lo haces, verás que estás haciendo un “contrapicado”. El efecto para los espectadores no es positivo.

Si, además, usas el teclado del portátil, tendrás la cámara muy cerca. La imagen que proyectas es tu cara vista desde abajo (que no es la imagen realista) y muy grande. Nadie habla con otra persona en una reunión a un palmo de distancia.

SOLUCIÓN: Pon el portátil sobre algo. Hay soportes específicos, pero también es habitual usar un paquete de folios, o cualquier otro elemento de altura uniforme y donde el portátil esté estable. Y aleja el portátil hasta el extremo de la mesa, que es donde, normalmente, se situaría tu interlocutor en situación presencial. ¿Para escribir? Opta por teclados y ratones accesorios. Si no los tienes, llega a un punto intermedio, entre avanzar tus manos y acercar el portátil. En este caso, te cansarás más por el esfuerzo de la espalda. Por lo has de descansar de vez en cuando.

Cámara externa.

Si tienes una cámara externa contarás con la versatilidad de poder elegir bien su situación, independientemente del teclado y altura del portátil.

Es frecuente que se tenga webcam cuando se usan ordenadores de mesa y pantalla. Se la suele colocar encima de la pantalla, con lo que se produce el mismo efecto que si estuviera integrada. Por tanto, has de actuar de forma similar.

Cuando hagas pruebas de video te verás a ti mismo/a tal y como te verán los demás. Has de conseguir:

Que te vean de frente.

Que te vean desde la cintura. No sólo la cara.

Que te vean en un encuadre o situación (ver fondos).

Que te vean en efecto real, es decir, no rotes la imagen para verte en espejo.

Dispositivos Móviles

Nos son tan familiares que los usamos con gran versatilidad. En la actividad profesional:

Ubícalos en un lugar fijo. NUNCA en la mano… el más mínimo movimiento se refleja en la imagen y resulta muy molesto al espectador.

Familiarízate con el uso de conexión-desconexión, y otras funcionalidades de la aplicación que uses. Ensaya tú, antes de la conexión.

Ten en cuenta todos los consejos anteriores y trata de replicar el efecto deseado.

8- El Sonido

Como ocurre con la cámara, el sistema de audio (altavoces y micrófono) que vas a usar están integrados en tus dispositivos.

Aún así, debes conocer su funcionamiento. ¿Cómo aumentar y bajar volumen? ¿Cómo quitar el efecto eco? Siempre que puedas, anula sonido ambiente.

BUENAS PRÁCTICAS:

• Prueba SIEMPRE el dispositivo antes de unirte a la sesión, tanto altavoz como micrófono.
• El micrófono debe estar a la misma distancia de ti que la cámara, con lo que deberás usar un volumen de voz de CONVERSACIÓN. Como hablarías a alguien que está enfrente de ti. Si levantas la voz, resultarás molesto. Deja que los demás regulen su altavoz.
• Seas anfitrión o participante, cuando te conectes, procura que el micrófono esté apagado. Y mantenlo así durante TODO EL TIEMPO DE CONEXIÓN, salvo cuando tengas que hablar. Como ocurre en la reunión presencial, el exceso de ruido distrae, evita que se entienda lo que se está diciendo, y resulta muy molesto.
• NUNCA hables sin haber pedido previamente la palabra. Las plataformas actuales tiene funciones “levanta la mano virtual”. En su defecto, levanta tu mano a cámara para que el responsable de la sesión la vea, y te dé la palabra cuando lo vea pertinente.
• NUNCA inicies tu exposición con “¿se me oye?”. Dalo por hecho. Si no fuera así, ya te lo harán saber. Resulta muy pesado e innecesario.
• Si usas cascos, la regulación del micrófono dependerá de su potencia.
• Si usas micrófono externo: USA SIEMPRE ALMOHADILLA. Sirve para evitar ruidos externos. Incluso tu respiración, roces con la ropa, aire, etc. Has de aprender a colocarlo de forma correcta, y evita tenerlo en la mano.

9- Mi Aspecto

Trabajar desde Casa, no es Trabajar “en casa”.

Ya hemos decidido que el lugar para Tele-Trabajar es como un “decorado” en el que trataremos de simular nuestro entorno laboral.

Igualmente, nuestro aspecto debes ser PROFESIONAL.

Evitamos aparecer en pantalla en pijama, chandal o excesivamente informales

Evitamos comer, beber (salvo agua o un café) y NO Fumamos

Atenderemos el aspecto como el peinado, maquillaje, y todos los detalles que solemos cuidar en la relación interpersonal.

10- Mi Comportamiento

Evita moverte en exceso, y en cámara en plano corto (que es como estás) la mayoría de los movimientos se perciben muy exagerados. Tanto si estás hablando, como si estás escuchando, mantente relajado.

Recuerda que siempre estás en cámara, aunque no sea tu turno de palabra. Por tanto, cuida tus gestos, distracciones, etc.

Es sencillo: LO QUE NO HARÍAS EN UNA REUNIÓN PRESENCIAL, NO LO HAGAS EN LA VIRTUAL.

Si tienes que salir, o levantarte, o te visita tu hijo o tu mascota, apaga la cámara momentáneamente. Cualquier otra opción distrae al resto y deteriora tu imagen.

A muchas personas les molesta “verse” a sí mismas mientras hablan. A esto no se está acostumbrados. En la mayoría de las plataformas se puede evitar esto. Aprende a hacerlo.

Otras personas “se gustan”. Pareciera que se hablan a sí mismas. Le llamamos “síndrome selfi”.., pero recuerda que te estamos viendo todos los demás.

 

Y como siempre te recomendamos: DISFRUTA